POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
Le Conseil canadien de certification en architecture (CCCA) collabore avec les écoles d’architecture du Canada et avec des individus pour s’assurer que toutes les personnes qui présentent une demande à un ordre d’architectes provincial ou territorial satisfont aux normes de formation. Le CCCA traite également avec des architectes de l’étranger possédant une vaste expérience qui désirent demander un permis à un ordre d’architectes du Canada, pour s’assurer que leur formation et leur expérience satisfont aux normes canadiennes. Le CCCA s’acquitte de ces tâches par l’entremise d’un conseil d’administration et de comités formés de bénévoles et d’un personnel administratif rémunéré.

Le conseil d’administration a désigné le directeur général et registraire de l’organisme comme responsable de la protection de la vie privée. À ce titre, il lui incombe d’assurer que les renseignements fournis par les individus et les écoles d’architecture demeurent confidentiels dans les bureaux du CCCA, de même qu’auprès des ordres d’architectes provinciaux ou territoriaux, des bénévoles et des tierces parties auxquels ils sont divulgués, le cas échéant. Le responsable de la protection de la vie privée a aussi l’obligation de rendre compte de la protection des renseignements personnels au conseil d’administration.

Collecte et utilisation des renseignements personnels
Les renseignements personnels sont recueillis auprès d’écoles d’architecture et d’individus, aux fins de l’évaluation d’une école ou d’un individu dans le but de s’assurer du respect des normes canadiennes.

Parmi les renseignements servant à évaluer une école d’architecture ou un individu, mentionnons :
• les relevés de notes, diplômes, permis et résumés de l’expérience professionnelle;
• les noms et coordonnées des étudiants inscrits dans un programme de formation professionnelle en architecture ou des diplômés d’un tel programme;
• les renseignements exclusifs concernant la structure et la prestation d’un programme d’études en architecture par une école d’architecture;
• les renseignements personnels nécessaires pour identifier une personne et communiquer avec elle.

Le CCCA peut utiliser les renseignements personnels et l’historique de navigation afin de produire des statistiques et rédiger des rapports à des fins d’utilisation à l’interne ainsi que pour accroître son offre de services par voie électronique.

Le site Internet du CCCA comporte d’autres sections dans lesquelles des renseignements personnels peuvent être fournis pour bénéficier des programmes et services du CCCA :

• Des questions peuvent être posées à la page « Écrivez-nous ». Les renseignements ainsi recueillis ne serviront qu’à répondre aux questions;
• En remplissant un sondage en ligne sur le site du CCCA, les coordonnées seront exigées pour effectuer un suivi, s’il y a lieu, à partir des réponses.
• Effectuer une demande la certification de la formation en architecture. Les coordonnées et d’autres renseignements pertinents dans les formulaires de demande et les renseignements serviront à l’ouverture de dossier et à la communication avec les candidats au besoin, pendant le traitement de leurs dossiers.
• Pour ouvrir une session dans la section réservée aux membres le site Internet du CCCA le nom de famille et le numéro de membre sont requis afin de déterminer l’éligibilité à utiliser les ressources du site Internet du CCCA.

En consultant le site Internet du CCCA, certains renseignements techniques de la navigation Internet sont recueillis. Ces renseignements comprennent notamment le nom de domaine et l’adresse IP du visiteur, le temps consacré à la visite, les pages consultées et reconsultées, ainsi que le site référent. Ces journaux de serveurs ne contiennent aucun renseignement personnel et seuls le CCCA et son fournisseur d’hébergement Internet y ont accès. Les fichiers des journaux de serveurs ne servent qu’à tracer le portrait des visites à notre site afin d’en améliorer le contenu et la présentation. Le CCCA ne tente aucunement d’établir un lien entre ces renseignements et les visiteurs de son site.

Les visiteurs du site du CCCA doivent s’assurer que leur navigateur accepte les fichiers de témoins (« cookies ») s’ils veulent utiliser certaines fonctions, comme le moteur de recherche. Un témoin variable est assigné à l’ouverture d’une session et est sauvegardé dans l’ordinateur du visiteur à des fins de programmation uniquement. Il s’agit d’un témoin temporaire (ou témoin de session) qui a pour seul but de d’identifier le visiteur lorsqu’il se déplace d’une page à l’autre dans le site. Pour certaines fonctions, le témoin assure que la session est ouverte dans une section donnée du site. Le moteur de recherche se sert des témoins pour retenir les mots clés qui sont utilisés pour trouver de l’information sur le site. Un témoin peut également servir à stocker en mémoire les préférences linguistiques. Les témoins qui contiennent des renseignements personnels sont détruits dès que le navigateur est éteint et ne sont jamais redirigés vers un autre serveur.

Raisons de la collecte de données
Les renseignements recueillis le sont aux fins suivantes :
• par le personnel du CCCA, aux fins de vérifier les renseignements et de préparer les documents en vue de leur examen par des comités ou des groupes de bénévoles;
• par les comités, groupes et équipes d’évaluation formés de bénévoles, aux fins de déterminer si la norme canadienne est satisfaite;
• par le conseil d’administration aux fins de la vérification du travail des comités, groupes et équipes d’évaluation formés de bénévoles, et de l’évaluation servant à déterminer si une demande d’appel est acceptée;
• des renseignements seront également recueillis et rassemblés à des fins statistiques;
• pour offrir de l’information, des produits, des services et des programmes qui répondent à vos besoins et à vos intérêts;
• pour répondre à vos questions ou tenir compte de vos préoccupations;
• pour satisfaire à des exigences légales.

Ces renseignements sont nécessaires pour identifier une personne, évaluer sa formation et/ou son expérience en architecture et communiquer avec elle. L’information recueillie auprès des écoles d’architecture sert à fournir les renseignements nécessaires aux équipes d’évaluation formées de bénévoles et à fournir un dossier permanent des critères servant à s’assurer que les écoles satisfont aux normes canadiennes.

Le CCCA considère que la personne qui lui présente une demande consent à la collecte, à la conservation et à l’utilisation des renseignements contenus dans sa demande et dans les communications subséquentes. Toutefois, dans un but de transparence, et dans la mesure du possible, le CCCA demandera explicitement le consentement à la collecte de renseignements personnels et donnera accès à la présente politique de confidentialité avant de demander un tel consentement. Si le but dans lequel le CCCA recueille ou conserve ces renseignements vient à changer, le CCCA demandera un nouveau consentement.

Divulgation et conservation de vos renseignements
Les renseignements personnels que vous nous fournissez par l’entremise de notre site Internet ne sont JAMAIS divulgués à des tiers à l’insu et sans le consentement de la personne qui fournit ses renseignements.
• Si le consentement a été accordé pour l’inscription au répertoire en ligne des individus certifiés. les coordonnées ne seront alors accessibles que pour les membres du CCCA, sur des pages cryptées.
• Le CCCA doit communiquer des renseignements personnels lorsque la loi l’exige.

Les renseignements fournis sont stockés dans nos bases de données sécurisées aussi longtemps que les individus demeurent client ou membre du CCCA. Les renseignements permettant d’identifier les personnes qui posent des questions ou qui font part de commentaires ne sont conservés que le temps nécessaire pour répondre, sauf si nous sommes tenus de les conserver pendant une plus longue période, auquel cas nous aviserons les personnes concernées.

Tous les renseignements ou certains renseignements sont divulgués ou peuvent l’être aux personnes ou groupes suivants :
• les employés du CCCA;
• les membres du conseil d’administration du CCCA;
• les membres bénévoles des comités, groupes et équipes d’évaluation;
• les membres du CCCA : le Regroupement des Ordres d’architectes du Canada (ROAC) et le Conseil canadien des écoles universitaires en architecture (CCÉUA) et;
• les tierces parties liées au CCCA par contrat qui ont accepté de respecter cette politique de confidentialité.

Les renseignements fournis sont conservés sous forme électronique et en format papier. Les renseignements sont stockés de manière sécuritaire dans nos systèmes informatiques, sous le contrôle du CCCA, dans les bureaux du CCCA ou à un autre lieu sécurisé. Les renseignements sont protégés contre le vol ou la perte dans les bureaux du CCCA et à d’autres endroits de stockage.

Les renseignements relatifs à une personne sont conservés pendant la vie de cette personne ou pendant une période de 100 ans, selon la première éventualité. Les renseignements relatifs à une école d’architecture sont conservés pendant 100 ans après la fin des activités de l’école.

Le CCCA s’efforce de vous assurer l’environnement de transmission des renseignements le plus sécuritaire possible. Pour sécuriser le transfert des renseignements personnels, comme ceux qui se rapportent à une carte de crédit et aux noms d’utilisateurs et aux mots de passe, le CCCA utilise le protocole de sécurité SSL géré par son fournisseur d’hébergement. Ainsi, tous les renseignements personnels sont soumis par l’entremise de pages sécurisées et sont cryptés pendant leur transmission au serveur sécurisé du CCCA. Notre fournisseur d’hébergement Internet suit les meilleures pratiques de l’industrie pour sécuriser les données de ses clients.

Les renseignements entrés ailleurs sur notre site sont transmis aux serveurs du CCCA sans être cryptés, selon le protocole Internet normalisé (HTTP). Il importe d’être sensibilisé aux risques inhérents à l’interception des données lorsque vous communiquez en ligne avec des tiers dans un environnement non crypté.

Exactitude des renseignements et accès aux renseignements
Les individus et les écoles d’architecture sont responsables de l’exactitude des renseignements qu’ils transmettent au CCCA. Les individus ou le représentant officiel d’une école d’architecture peuvent demander l’accès à leurs renseignements en communiquant avec le responsable de la protection de la vie privée. Ils devront fournir une preuve d’identité avant que les renseignements soient diffusés. Les individus et les écoles d’architecture auront accès à tous les renseignements qu’ils ont fournis, mais ils n’auront pas accès aux renseignements inscrits à leurs dossiers par le personnel du CCCA, les membres de ses comités ou de ses groupes de bénévoles ou les membres des équipes d’évaluation dans le cadre du processus d’évaluation.

Le CCCA ne demandera une vérification par un tiers que pour un numéro de carte de crédit fourni pour faire un achat. Le CCCA devrait être avisé de tout changement dans les coordonnées, afin de rester informés des derniers produits et services que nous offrons et d’éviter une interruption des communications. Pour tout changement de coordonnées, retirerait de renseignements de nos bases de données ou confirmation de l’exactitude de nos renseignements, communiquez avec nous par courriel à info@cacb.ca .

Le CCCA traitera les demandes d’accès et de mise à jour des renseignements le plus rapidement possible et avisera s’il lui faut plus de 30 jours pour traiter une demande. Les individus peuvent en tout temps vérifier l’exactitude de leurs renseignements et peuvent demander la correction d’une information en s’adressant au responsable de la protection de la vie privée par la poste ou par courriel.

Toute source de préoccupation concernant l’utilisation, la conservation ou l’exactitude de renseignements personnels doit être transmise au responsable de la protection de la vie privée par la poste ou par courriel. Les décisions du responsable de la protection de la vie privée concernant les renseignements personnels peuvent être portés en appel auprès du conseil d’administration du CCCA par la poste ou par courriel. La décision du conseil d’administration sera finale.

Le CCCA assume l’entière responsabilité de la gestion et de la confidentialité des renseignements personnels qu’il recueille à partir de son site Internet. Toutes inquiétudes ou doutes au sujet du respect de la part du CCCA de la présente politique de confidentialité, ou sur sa façon de traiter les renseignements personnels, devraient être acheminées à notre responsable de la protection de la vie privée à info@cacb.ca  ou à l’adresse suivante :

Responsable de la protection de la vie privée
Conseil canadien de certification en architecture
1, rue Nicholas, bureau 710
Ottawa (Ontario)
K1N 7B7

Les questions et les préoccupations seront traitées dans les meilleurs délais.
En établissant et en publiant la présente politique de confidentialité, le CCCA affirme son engagement continu à protéger les renseignements que vous lui communiquez. Nous revoyons régulièrement nos pratiques de traitement des renseignements pour nous assurer que nous respectons cette politique de confidentialité.